Privacy statement
Regio Scouting Achterhoek verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Regio Scouting Achterhoek hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, deelnemers aan trainingen en deelnemers aan activiteiten, onderliggende organisaties en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door regio Scouting Achterhoek dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Regio Scouting Achterhoek houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Europese privacywet General Data Protection Regulation
(GDPR) en de Nederlandse Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stellen.
Regio Scouting Achterhoek is een onderdeel van Scouting Regio Oude Graafland.
1. Inleiding
In dit privacy beleid staat beschreven hoe Regio Scouting Achterhoek persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart waar dit aanvullend of afwijkend gebeurd op de wijze van registreren, verwerken en bewaren door Scouting Nederland, zoals beschreven in het privacybeleid Scouting Nederland.
Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing voor alle teams die namens Regio Scouting Achterhoek activiteiten en trainingen organiseren.
Voor de belangrijkste verwerkingen in de landelijke systemen verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland welke te vinden is op de website van Scouting Nederland, te bereiken via www.scouting.nl/privacy.
2. Vereisten Verwerking persoonsgegevens
De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn;
- toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
- juist en nauwkeurig bijhouden van de ledengegevens;
- beveiligen van de ledengegevens;
- op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen ledengegevens;
- uitsluitend gebruik van de ledengegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
2.1 Aanvullende vereisten
Scouting Nederland stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.
2.2 Systemen en administraties
Regio Scouting Achterhoek verwerkt persoonsgegevens primair in de systemen zoals beheerd door Scouting Nederland. Buiten de ‘landelijke systemen’ gebruikt Regio Scouting Achterhoek een zeer beperkt aantal systemen of administraties waarin persoonlijke gegevens worden opgeslagen.
2.2.1 Regionale ledenactiviteiten
Regionale ledenactiviteiten maken gebruik van diverse applicaties en administraties ter ondersteuning van het administratieve proces van de activiteit. Gedurende de uitvoerfase van een activiteit hebben functionarissen in het organisatieteam en/of het team zorg de mogelijkheid deelnemersgegevens te raadplegen en incidenten dan wel hulpverzoeken te registreren. Eventuele registraties worden in een dossier gearchiveerd en na afloop van het evenement overgedragen aan het betreffende lid of zijn/haar vertegenwoordigers. In specifieke gevallen kan het voorkomen dat informatie wordt overgedragen aan de hulpverleningsinstanties of ter registratie wordt aangeboden aan de afdeling juridische zaken van Scouting Nederland.
2.2.2 Financiële administratie
De financiële administratie van regio Scouting Achterhoek wordt verwerkt in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de vereniging.
2.2.3 Mail
Regio Scouting Achterhoek werkt met het bulkmail systeem voor het (geautomatiseerd) versturen van e-mails. Hiervoor maakt zij gebruik van het systeem Laposta. Via onderstaande link kun je meer informatie vinden over hoe Laposta met persoonsgegevens omgaat: www. laposta.nl/privacy-statement
Om de juiste doelgroepen te mailen zijn in het systeem naast een e-mailadres beperkt aanvullende persoonsgegevens geregistreerd op basis van de data uit Scouts Online.
2.2.4 Digitale Samenwerkruimten (Dropbox, Google Drive en OnTopic etc.)
Voor vrijwilligers die samenwerken voor een regionaal team of activiteit zijn digitale samenwerkruimten in gebruik waaronder Dropbox en Google Drive. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor het toekennen van rechten aan bevoegden en voor het intrekken en toekennen van rechten.
De persoonlijke gegevens die worden opgeslagen zijn enkel de gegevens van de gebruikers die strikt noodzakelijk zijn om de toegang tot de samenwerkruimte te waarborgen. De samenwerkruimte is niet bedoeld voor opslag van persoonlijke gegevens zoals deelnemers-overzichten et cetera.
2.2.5 Communicatie groepen, teams (WhatsApp etc.)
Voor vrijwilligers die samenwerken voor een Regionaal team of Activiteit zijn online chat-programma’s zoals Whatsapp in gebruik. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor het toekennen van rechten aan bevoegden en voor het intrekken en toekennen van rechten. De persoonlijke gegevens die worden opgeslagen zijn enkel de gegevens van de gebruikers die strikt noodzakelijk zijn om de toegang tot de applicatie te waarborgen.
2.2.6 beeldmateriaal en/of fotogebruik
Beeldmateriaal gemaakt tijdens activiteiten en/of trainingen ect. van regio Scouting Achterhoek zijn ten behoeve van de promotie en informatieve doeleinde (diverse media’s) van de activiteiten c.q. de regio. Bij deelname aan de regionale activiteit en/of trainingen gaat de deelnemer automatisch akkoord met het maken van beeldmateriaal in welke vorm dan ook. Dit zal ook in het deelnemersreglement vermeld staan. Toestemming is altijd in te trekken d.m.v. een kennisgeving per e-mail naar de organisatoren van de activiteit / trainingen. Bezwaarschrift over reeds gepubliceerde beeldmateriaal kunnen eveneens gestuurd worden naar de organisatoren van de activiteit/ trainingen.
2.2.7 Verklaring Omtrent Gedrag
Voor vrijwilligers wordt, conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. De registratie van de verklaringen gebeurt in Scouts Online en vallen onder het privacy regime zoals vastgesteld door Scouting Nederland. De originelen (fysieke) verklaringen worden door de secretaris van het regiobestuur op een niet voor anderen toegankelijke plek bewaard gedurende het lidmaatschap van de vrijwilliger. Na beëindigen van het lidmaatschap óf nadat er een nieuwe versie van de VOG is aangeleverd wordt de oude VOG onherstelbaar vernietigd.
2.3 Privacy statement
Regio Scouting Achterhoek en Scouting Nederland Verwerken persoonsgegevens en willen daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland en de aangesloten Scoutinggroepen, waaronder ook regio Scouting Achterhoek. Het privacy statement is te vinden op de website: www.scouting.nl/privacy.
2.4 Updates privacy beleid
Scouting Nederland en regio Scouting Achterhoek behouden zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Het verdient aanbeveling om het privacy beleid van Scouting Nederland en het privacy beleid van regio Scouting Achterhoek regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt het privacybeleid van Scouting Nederland raadplegen via www.scouting.nl/privacy.
2.5 Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek kan dit gemeld worden aan het bestuur van de regio Dit doormiddel van een e-mail aan bestuur@scoutingachterhoek.nl. Deze melding wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur, gemeld aan Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ welke is te raadplegen via www.scouting.nl/privacy. De melder wordt altijd geïnformeerd van de voortgang van zijn/haar melding.
2.6 Recht op inzage in gegevens en recht op vergetelheid
Indien een lid of diens wettelijke vertegenwoordigers een beroep doet op het recht op inzage in gegevens reageert regio Scouting Achterhoek conform de wetgeving binnen vier weken op dit verzoek. Dit verzoek dient via de mail gedaan te worden naar het mailadres bestuur@scoutingachterhoek.nl
De uitvoer van het recht op vergetelheid kan niet worden uitgevoerd voor het lidmaatschap omdat de registratie van deze gegevens wettelijk verplicht is. Zonder registratie is lidmaatschap niet mogelijk. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland (zie www.scouting.nl/privacy) worden verzoeken in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.