Privacy statement

Regio Scouting Achterhoek verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Regio Scouting Achterhoek hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, deelnemers aan trainingen en deelnemers aan activiteiten, onderliggende organisaties en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door regio Scouting Achterhoek dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Regio Scouting Achterhoek houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Europese privacywet General Data Protection Regulation
(GDPR) en de Nederlandse Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stellen.

1. Inleiding

Regio Scouting Achterhoek hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacy statement beschrijft hoe wij omgaan met gegevens van leden, vrijwilligers en andere betrokkenen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We streven naar een transparante, veilige en zorgvuldige verwerking van persoonlijke gegevens.

2. Verzameling en Gebruik van Persoonsgegevens

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze doeleinden zijn:

• Ledenadministratie:
  • Voor het registreren en beheren van lidmaatschapsgegevens. De ledenadministratie gebeurt in Scouts Online en dit wordt beheerd door Scouting Nederland.
• Organisatie van activiteiten en evenementen:
  • Voor een veilige deelname aan scoutingactiviteiten. Hierbij kan gezondheidsinformatie worden opgevraagd, zoals allergieën of medicijngebruik, uitsluitend voor gebruik tijdens de activiteit.
• Communicatie:
  • Het verstrekken van informatie aan leden, ouders en vrijwilligers, zoals via nieuwsbrieven via het bedrijf LaPosta, e-mail en andere communicatiemiddelen.
• Financiële administratie:
  • Voor het verwerken van contributies, donaties en andere financiële transacties.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen:
  • Bijvoorbeeld informatieverstrekking aan autoriteiten.

3. Verwerkte Gegevens

De gegevens die we verwerken, omvatten onder andere:

• Persoonlijke gegevens:
  • Naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, en e-mailadres.
• Gezondheidsinformatie:
  • Allergieën, medicatie, dieetwensen en andere medische gegevens, indien nodig voor activiteiten.
• Financiële informatie:
  • Bankrekeningnummer voor de verwerking van betalingen.
• Beeldmateriaal:
  • Foto’s en video’s van activiteiten kunnen worden gebruikt voor promotiedoeleinden, mits toestemming is verleend.
• De promotiemethoden die gebruikt worden zijn:
  • Website, nieuwsbrieven via de mail, facebook, instagram en posters ten behoeve van de jaarplanning.

4. Rechtsgrondslagen voor Gegevensverwerking

Regio Scouting Achterhoek verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming:
  • Voor verwerking van gegevens zoals medische informatie of het gebruik van beeldmateriaal.
• Uitvoering van een overeenkomst:
  • Bijvoorbeeld de lidmaatschapsovereenkomst.
• Wettelijke verplichting:
  • Voor wettelijke vereisten.
• Gerechtvaardigd belang:
  • Bijvoorbeeld voor het onderhouden van contact met leden en vrijwilligers.

5. Rechten van Betrokkenen

Als betrokkenen hebben leden en hun ouders de volgende rechten:

• Recht op inzage:
  • Een verzoek indienen om te zien welke gegevens er worden verwerkt.
• Recht op rectificatie:
  • Corrigeren van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering:
  • Verzoek om gegevens te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn.
• Recht op beperking van verwerking:
  • Het beperken van de verwerking van gegevens in bepaalde gevallen.
• Recht op bezwaar:
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid:
  • Gegevens overdragen aan een andere organisatie op verzoek.
    Verzoeken met betrekking tot deze rechten kunnen schriftelijk worden ingediend bij het bestuur van Regio Scouting Achterhoek via bestuur@scoutingachterhoek.nl.

6. Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Encryptie en beveiligde opslag:
  • Gegevens worden versleuteld opgeslagen in de systemen, denk hierbij aan de services van Google en Scouts Online.
• Toegangscontrole:
  • Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot persoonlijke gegevens.
• Beveiligde communicatiekanalen:
  • Gebruik van versleutelde verbindingen voor communicatie.

7. Bewaartermijnen

Regio Scouting Achterhoek hanteert de volgende bewaartermijnen:

• Lidmaatschapsgegevens:
  • Gegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap actief is. Na beëindiging worden de gegevens binnen twee jaar verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen een langere termijn vereisen.
• Gezondheidsgegevens voor activiteiten:
  • Worden direct na het betreffende evenement verwijderd.
• Financiële gegevens:
  • Bewaartermijn van zeven jaar in overeenstemming met fiscale verplichtingen.

Ingeleverde toestemmingsformulieren voorafgaand aan een activiteit van Regio Scouting Achterhoek worden beveiligd bewaard en zijn uitsluitend toegankelijk voor het regiobestuur gedurende het lidmaatschap van de betreffende deelnemer. Zodra de deelnemer uitgeschreven wordt uit SOL, wordt het toestemmingsformulier vernietigd.

8. Voorafgaande Toestemming voor Toegang tot Evenementen

Voor evenementen georganiseerd door Regio Scouting Achterhoek is het noodzakelijk dat alle betrokkenen een ingevuld Toestemmingsformulier verstrekken voorafgaand aan het evenement. Wanneer dit Toestemmingsformulier niet is ingediend, kan de toegang tot het evenemententerrein helaas niet worden verleend. Dit beleid helpt ons te voldoen aan de verplichtingen rondom gegevensbescherming en draagt bij aan een veilige en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens tijdens activiteiten.

9. Verstrekking aan Derden

Persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is, zoals:

• Scouting Nederland:
  • Voor landelijke registratie van leden. Voor meer informatie kijk op de website van Scouting Nederland.
• Dienstverleners:
  • Voor IT-diensten en administratieve ondersteuning, met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten.
• Overheidsinstanties:
  • Wanneer wettelijk vereist.
    Gegevens worden nooit aan derden verstrekt voor commerciële doeleinden.

10. Gebruik van Beeldmateriaal

Voor promotiedoeleinden kan Regio Scouting Achterhoek foto’s en video’s van activiteiten publiceren. Toestemming hiervoor wordt expliciet gevraagd. Leden en ouders kunnen te allen tijde hun toestemming intrekken. Verzoeken met betrekking tot dit privacy statement kan contact worden opgenomen met de het bestuur van Regio Scouting Achterhoek via bestuur@scoutingachterhoek.nl.

11. Meldplicht Datalekken

In geval van een datalek wordt dit binnen 72 uur gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen worden geïnformeerd. Maatregelen worden genomen om de impact te beperken.

12. Minderjarigen

Bij de verwerking van persoonsgegevens van kinderen onder de 18 jaar wordt toestemming gevraagd van een ouder of voogd.

13. Wijzigingen in het Privacy Statement

Regio Scouting Achterhoek behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Wijzigingen worden gecommuniceerd via onze reguliere kanalen.

14. Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot dit privacy statement kan contact worden opgenomen met de het bestuur van Regio Scouting Achterhoek via bestuur@scoutingachterhoek.nl.